Im Büroalltag gibt es einige Geräte und Hilfsmittel, ohne die eine effiziente Arbeit einfach nicht möglich oder zumindest wesentlich schwieriger wäre. Eines dieser wichtigen Geräte ist sicherlich immer noch der Drucker. Man wird kaum Büroräume finden, wo nicht mindestens ein Drucker steht. Wenn man einen neuen Drucker anschaffen möchte, scheint das im ersten Moment kein größeres Problem darzustellen. Doch passiert es recht häufig, dass auf dem zweiten Blick es mehrere Faktoren sowie Besonderheiten gibt, die in den jeweiligen Unternehmen zu beachten sind. Wenn man sich vor dem Kauf ausführlicher mit dem Thema auseinandersetzt, kann man dadurch einiges an Zeit und Geld sparen.
Bevor man nun einen Drucker erwirbt, sollten man sich selbst Fragen stellen. Zum Beispiel welche Ansprüche man überhaupt an ihn hat. Auch welches Druckvolumen bewältigt werden soll, ist eine wichtige Information. Dazu sollte geklärt sein, wie man den Drucker in ein bestehendes Netzwerk integrieren möchte. Das sind nur ein paar Beispiele von möglichen Fragen, die man zunächst beantworten sollte.Wenn es um mittelständische oder große Unternehmen geht, wird die richtige Wahl, der Kauf, die Pflege sowie die Wartung, aber auch die Planung der Verbrauchsmaterialien wesentlich umfangreicher sein.
Neben dem Kauf auch das Mieten oder Leasen in Erwägung ziehen
Ein Drucker wird einen immer Geld kosten. Die Frage ist nur, wie viel muss es sein und was für Möglichkeiten hat man überhaupt? Denn neben dem Kaufen kann man auch Drucker leasen oder mieten. Und egal, wie man sich einen Drucker anschafft, neben dem Preis für das Gerät muss man auch an die Ausgaben für Papier, Toner, Tinte und die Energiekosten für die Geräte denken. Weitere Infos diesbezüglich findet man beispielsweise bei digital-direkt.com.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Es kann sich auch die Frage stellen, ob man einen Wartungsvertrag abschließen sollte. Oft ist dieser die richtige Wahl. Besonders dann, wenn es um ein hohes Druckvolumen geht, können sich einige Vorteile ergeben. Man bezahlt beispielsweise eine feste Pauschalgebühr und erhält dafür Optionen, wie zum Beispiel kostenfreier Anspruch auf Techniker-Einsatz sowie Ersatzteile. Auch können Verbrauchsmaterialien (z.B. Toner, Bildtrommel, Fixierungen) enthalten sein.
Es kann sich für manche Unternehmen herausstellen, dass das Mieten oder Leasen eines Multifunktionsgerätes / Druckers wesentlich preiswerter als der Kauf eines solchen Gerätes ist.
Was man vor einem Kauf beachten sollte
Jedes Unternehmen kann individuelle Ansprüche an den Drucker haben. Diese Ansprüche sollten klar definiert werden. Die Funktionsmöglichkeiten von Druckern der diversen Hersteller ist so umfangreich, dass man sich als interessierter Käufer von dieser Auswahl schnell überfordert fühlen kann.
Einen Fehlkauf kann man aber mit ein paar einfachen Fragen an sich selbst eventuell schon verhindern:
- Wie viele Personen sollen mit dem Drucker arbeiten?
- Was genau möchte man mit dem Drucker machen?
- Wie viele Seiten sollen mit dem Drucker pro Monat ca. gedruckt werden?
- Ist ein farbiger Druck, ein farbiges Kopieren notwendig?
- Welche Papierformate werden beim Drucken benötigt?
- Ist beidseitiges (duplex) drucken nötig?
- Wie viele Papierfächer wird man brauchen?
- Wird eine Technologie bevorzugt?
- Welche Schnittstellen werden benötigt?
- Sollte kabelloses (W-Lan) drucken möglich sein?
- Gibt es bestimmte Anforderungen an die Abmessungen des Druckers?
- Bevorzugt man einen bestimmten Hersteller?
