Einen guten Dienstplan zu erstellen, ist eine Aufgabe, die schnell unterschätzt wird. Angestellte auf leere Schichten zu verteilen, klingt weniger anspruchsvoll als es tatsächlich ist. Bei einem Dienstplan müssen komplexe Faktoren beachtet werden, wie die Qualifikationen einzelner Arbeiter, anstehende Projekte und bereits geleistete Arbeitsstunden. Worauf kommt es bei einem guten Dienstplan an und mit welchen Strategien können wir ihn erstellen?
Das sollte der Dienstplan erfüllen
Mit den richtigen Werkzeugen und Methoden lässt sich der Dienstplan einfach erstellen. Dafür braucht man einen systematischen Ansatz, der die folgenden Faktoren beachtet.
Betriebliche Ziele
Was soll der Dienstplan bezwecken? Natürlich sollte die Basis immer sein, dass durch die Auswahl der gewählten Arbeiter eine effektive und qualitativ hochwertige Arbeit geleistet wird. Darüber hinaus können wir aber auch einen Plan schreiben, der versucht, die kostengünstigsten Konstellationen zu finden. Gegen Monatsende entstehen außerdem häufiger Pläne, die gezielt darauf achten müssen, das Überschreiten von Sollstunden zu vermeiden.
Je nachdem, welches Ergebnis wir im Kopf haben, müssen wir unterschiedliche Besetzungen erstellen. Deshalb sollte man sich immer bewusst darüber sein, was genau man mit dem Plan erreichen möchte, bevor man beginnt Angestellte herauszusuchen.
Gesetzliche Vorgaben
Als Arbeitgeber sind wir verpflichtet, die Gesundheit unserer Angestellten zu schonen. Dazu gibt es beispielsweise das Arbeitszeitgesetz, das uns davon abhält, Arbeiter zu überfordern. Gerade Zeiten wie die Pandemie haben gezeigt, dass in besonderen Situationen Doppelschichten und gekürzte Ruhezeiten notwendig werden, um den Bedarf zu decken. Aber auch hier gibt es maximale Arbeitszeiten, die der Arbeitgeber nicht überschreiten darf.
Bei der Erstellung des Dienstplans müssen wir darauf achten, welcher Angestellte bereits welche Arbeitszeit geleistet hat. Das kann besonders schwierig sein, wenn die Angestellten mit essenziellen Qualifikationen bereits ihre maximale Sollarbeitszeit erreicht haben. Steht ein wichtiges Projekt an, muss man deshalb im Voraus planen, damit die dafür qualifizierten Arbeiter zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Mitarbeiterverträge
Neben dem allgemeinen Arbeitsrecht, können wir in Arbeitsverträgen gesonderte Regelungen festlegen. Typische Vereinbarungen betreffen beispielsweise:
- Arbeitszeit,
- Urlaub,
- Arbeitszeitkonten,
- Überstunden,
- Zuschläge,
- Zulagen und
- Besondere Dienste wie Rufdienste.
Entsprechend der individuellen Vereinbarungen mit Angestellten müssen auch diese Limitierungen bei der Dienstplanung beachtet werden.
Mitarbeiterakzeptanz
Ein Angestellter, der nie die gewünschten Schichten erhält, kommt demotiviert oder gar nicht zur Arbeit. Es ist wichtig, so gut es geht, die Wünsche der Angestellten zu beachten, aber dennoch fair zu bleiben, wenn beispielsweise ein Feiertag wie Weihnachten oder Silvester anfällt. Es hilft, die Angestellten zum Teil in die Planung miteinzubeziehen.
Arbeitswissenschaftliche Bedingungen
Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse verhindern Burnouts. Das sind Regeln, die nicht in den Gesetzen festgehalten sind, aber eine positive Auswirkung auf den Stresslevel von Angestellten haben. Bekannte Feststellungen sind beispielsweise, dass ein Arbeiter weniger Probleme damit haben wird, von dem Früh- in den Spätdienst zu wechseln, als andersherum.
Spielraum
Ein Dienstplan muss ausführlich geplant werden. Das bedeutet auch, dass man nicht fest mit den jeweils eingetragenen Angestellten rechnen kann. Ausfälle können immer entstehen. Genauso kann sich auch der Bedarf eines Unternehmens plötzlich ändern. Ein Dienstplan sollte solche Eventualitäten immer kompensieren können und nachjustierbar sein.
Frühzeitige Veröffentlichung
Es gibt kein festes Gesetz darüber, wann ein Dienstplan veröffentlicht werden muss. Eine etablierte Faustregel ist es, einen Wochenplan mindestens 3 bis 4 Tage im Voraus auszuhändigen. Damit können die Angestellten sich noch darum kümmern, ihre privaten und beruflichen Verpflichtungen zu koordinieren. Je früher der Plan veröffentlicht ist, desto planungssicherer wird er, da die Arbeiter dafür sorgen können, zu den vorgeschriebenen Zeiten zur Verfügung zu stehen oder rechtzeitig eine Änderung anzufragen.
Möglichkeiten der Dienstplangestaltung
Dienstpläne können auf verschiedene Arten erstellt werden. Diese Methoden haben unterschiedliche Vorteile für verschiedene Unternehmen.
Auf der Basis des letzten Plans
Wir können die Pläne der vergangenen Zeit als Kopiervorlage nutzen. Dabei übernehmen wir den vollständigen Plan und passen Einzelheiten an die Bedarfe der nächsten Woche an. Diese Art der Planung funktioniert bei kleinen Unternehmen mit wenigen oder gut einschätzbaren Schwankungen im Arbeitsanspruch. Außerdem lassen sich solche Pläne besser akut für die nächste Woche gestalten, als sie im Voraus für ganze Monate aufzusetzen.
Auf Basis eines Rollplans
Ein Roll- oder Rahmenplan ist eine aufwändigere Variante dieser Kopiervorlage. Statt uns immer an dem Plan der letzten Woche zu orientieren, gibt es bei dem Rollplan wiederkehrende Schichten/freie Tage für Gruppen von Mitarbeitern. Im Grunde ist es ein rotierender Dienstplan, der sich immer wieder wiederholt. Damit haben die Mitarbeiter einen festen Zyklus, der ihnen eine gute Rahmenstruktur gibt. Sie können so besser vorausplanen.
Dieses Grundgerüst bleibt größtenteils gleich. Es muss dennoch akut angepasst werden, um Ausfälle und Urlaube zu beachten.
Auf Basis der Mitarbeiterwünsche
Die Mitarbeiterwünsche kann und sollte man bei jedem Dienstplanaufbau beachten. Wenn unsere Angestellten die Schichten erhalten, die sie sich gewünscht haben, steigert das ihre Motivation und Zufriedenheit. Es ist aber nicht immer möglich, sich hundertprozentig an diese Vorlieben zu halten. Es gibt immer ungeliebte Dienste, die nur schwer zu besetzen sind. Als Arbeitgeber müssen wir diese dann fair verteilen.
Das ist auch das größte Problem bei dem Einteilen des Dienstplans durch die Mitarbeiter selbst. Eine Variante der Dienstplanerstellung gibt den Angestellten einen leeren Schichtplan, in den sich diese eigenhändig eintragen. Hier erhalten die, die am schnellsten handeln, die besten Dienste. Auf lange Sicht übt sich das negativ auf das Betriebsklima aus.
Kombination verschiedener Strategien
Die beste Lösung ist es, sich spezifisch die Methode zu erstellen, die für das eigene Unternehmen am besten passt. Meist ist das eine Kombination aus mehreren Strategien.
Mithilfe einer digitalen Dienstplanungs-Software können wir beispielsweise Mitarbeiterwünsche sammeln und diese dann einzeln akzeptieren, wenn wir unseren Dienstplan erstellen. Apps dieser Art sind insgesamt eine gute Lösung für das Problem Dienstplan. Sie sammeln alle relevanten Daten und berechnen die beste Lösung für alle Beteiligten.
Fazit
Die Bedeutung eines Dienstplans für die Qualität der Arbeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sollte nicht unterschätzt werden. Deshalb beachtet ein guter Dienstplan nicht nur, welche Leerstellen mit einem Angestellten gefüllt werden müssen. Er achtet auf die akuten Bedarfe des Unternehmens, die Qualifikationen und Abwesenheiten der Angestellten und kann dabei auch ihre Wunschtermine miteinbeziehen. Dank der Digitalisierung können wir komplexe Aufgaben wie diese heute durch digitale Dienstplan-Software umsetzen lassen.
