Es sei teuer, komplex und würde häufig scheitern – lange Zeit hat sich dieses Klischee im Zusammenhang mit Business Process Management gehalten. Ein häufiger Grund für dieses Image ist eine fehlerhafte Einführung der Anwendungen in das Unternehmen und eine falsche Auswahl der BPM-Angebote. Das muss nicht sein! Damit das Business Process Management reibungslos klappt und die Unternehmensprozesse optimiert werden können, sollten zunächst folgende fünf Regeln beachtet werden. Auf diese Weise kann BPM dem Unternehmen einen wirklichen Mehrwert bieten – ohne komplizierte Verfahren und hohe Kosten.
Regel #1: Ist BPM geeignet für die eigenen Unternehmensprozesse?
BPM ist nicht die Antwort auf alle Fragen. Zunächst sollte geklärt werden, ob BPM dem Unternehmen einen Mehrwert bieten kann. Oft wird BPM fälschlicherweise als Schweizer Taschenmesser angesehen, welches dem Betrieb für jede Situation ein passendes Werkzeug bietet. Dem ist allerdings nicht so – in bestimmten Situationen sollte ein Einsatz vermieden werden, da BPM nicht für jeden Geschäftsprozess oder Workflow sinnvoll oder gar notwendig ist. Informieren Sie sich vorher ausgiebig, in welchen Situationen es hilfreiche ist, welche Vorteile ein BPM-System bietet und wie Prozessmanagement funktioniert.
Erfahrungsgemäß können Unternehmen von BPM profitieren, bei denen lang laufende, zustandsbehaftete Prozesse oder sich ändernde Prozesse mit manuellem Eingriff durch Menschen zum Geschäft gehören. Daher sollte sich zunächst gefragt werden, ob das Unternehmen von BPM profitieren und die Transparenz und die Flexibilität der Prozesse sich durch seinen Einsatz bemerkbar erhöhen könnte. Wenn es aufwändiger ist, eine eigenständige Prozesslogik einzuführen, die meist fehleranfällig ist, ist eine Einführung in vielen Fällen sinnvoll. Viele Anwendungen können routinemäßige Prozesse im Unternehmen sogar vollständig automatisieren.
Regel #2: Auswahlhilfe geeigneter Anwendungen
Es gibt zahlreiche BPM-Produkte auf dem Markt – daher ist es schwer einen Überblick zu behalten. Neben dem Erstellen einer Liste mit Vergleichskriterien wie unterstützte Techniken, Standards, GUI-Designs, Community und Dokumentation sollte nach der Eignungsfrage entschieden werden, ob ein entwicklerzentrisches oder designzentrisches Produkt gekauft werden sollte.
Die entwicklerzentrischen Produkte sind direkt in die Anwendungen des BPM integrierbar und werden in gewohnte Entwicklungsumgebungen eingebunden. Es handelt sich um grundlegende Frameworks, mit denen man den Quellcode und die zugehörigen Unit-Tests selbst schreibt. Üblicherweise sind diese Produkte einfach zu benutzen und quelloffen verfügbar – meist ohne GUI. Allerdings ist die Dokumentation nicht sehr detailliert, nicht alle Funktionen laufen stabil und die Weboberfläche zur Modellierung und zum Monitoring steht nur rudimentär zur Verfügung.
Die designzentrischen Produkte sind meist proprietär und verfolgen den Ansatz, keinen eigenen Quellcode schreiben zu müssen. Mit einem grafischen Designer werden via Drag & Drop die Geschäftsprozesse geplant und optimiert. Das klingt einfach, bei gewünschten Funktionen, die nicht in der Software verfügbar sind, werden allerdings umständliche Workarounds notwendig. Damit dies zu keinem größeren Problem im Laufe des Projektes wird, ist ein Proof of Concept, mit dem die Durchführbarkeit des Vorhabens belegt werden kann, bei den proprietären Produkten dringend zu empfehlen.
Je nach Unternehmen, Branche und IT-Infrastruktur bieten beide Ansätze ihre Vor- und Nachteile.
Regel #3: Ziele in den Vordergrund stellen und Zusammenarbeit einplanen
BPM hat das Ziel, Geschäftsprozesse fortlaufend zu verbessern. Bei dieser Prozessoptimierung kommt es vor allem auf eine gute Verbindung des Business- und IT-Bereichs an. Für eine erfolgreiche Einführung von BPM sind viel Kommunikation und eine gute Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen nötig. Schließlich dreht es sich bei BPM nicht ausschließlich um das Geschäft oder die IT.
Setzen Sie daher vor der Einführung die gewünschten Ziele, die Sie mit einer BPM-Integration erreichen wollen, fest. Allgemein sind das Absichten wie eine erhöhte Effizienz, Transparenz und Flexibilität sowie eine bessere Qualität und reduzierte Kosten. Eine Fokussierung auf einige dieser Ziele oder eine Prioritätenliste sind dabei hilfreich bei der Umsetzung. Prüfen Sie zudem, ob sich durch BPM vielleicht sogar neue Geschäftsmodelle erschließen lassen.
Regel #4: Gesamten Lebenszyklus beachten
BPM ist nicht nur ein einfaches Tool. Bei der Prozessoptimierung geht es um ein lang laufendes Vorgehen mit zahlreichen Individuen, Techniken und Softwareanwendungen. Der sich wiederholende BPM-Lebenszyklus besteht dabei aus folgenden Phasen: Analyse, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung. Über die Auswahl eines BPM-Tools sollte erst nachgedacht werden, sobald klar ist, wie die modellierten Geschäftsprozesse ausgeführt und überwacht werden. Beachten Sie daher das iterative Vorgehen des BPM und überlegen Sie erst dann, welches Tooling Sie nutzen.
Regel #5: Der richtige Standard
Im Bereich BPM existieren eine große Anzahl an Standards, wie beispielsweise BPMN, BPEL, XPDL, jPDL, WF-XML und ARIS EPC. Um im BPM-Umfeld zukunftssicher und herstellerneutral agieren zu können, spielen die Standards eine wichtige Rolle. So können dank dieser Schnittstellen verschiedene Tools auch untereinander eingesetzt werden.
Zu einem der wichtigsten Standards gehört BPMN (Business Process Model and Notation). Seit Januar 2011 ist er in der Version 2.0 verfügbar. Neben dem standardisierten XML-Format zur Beschreibung von Geschäftsprozessen lässt sich BPMN nicht nur für die Modellierung von Geschäftsprozessen nutzen. Dank ausreichender Einschränkungen kann nun auch die Ausführung eindeutig beschrieben werden. Mit standardisierten Extension Points, kann jeder Hersteller zudem eigene Funktionen festlegen und ergänzen.
Neben BPMN gehört WSBPEL, für das Ausführen von SOAP-Webservices, zu einem weiteren wichtigen BPM-Standard. Achten Sie bei einer Einführung auf die gängigen Standards, um Inkompatibilitäten in Zukunft zu vermeiden und eine einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur zu gewährleisten.
Mit dem richtigen Vorgehen und diesen fünf Grundregeln lässt sich BPM einfach in das Unternehmen einführen. Auf dem Gebiet hat sich seit der Vergangenheit viel getan, weswegen der viele Pessimismus beim Thema BPM nicht notwendig ist. Mit einigen Überlegungen vor der Anschaffung kann Ihr Unternehmen von optimierten Prozessen profitieren.
